お仕事

パソコンの中も整理しよう!ファイル整理のコツ【初心者向け】

普段そんなにパソコンを使わない人にとって、パソコン内のファイルの整理は「どうすればいいかわからない」ことも多いのではないでしょうか?
基本的にファイルの整理も、現実の整理整頓と同じ要領ですれば良いのですが、現実から仮想空間(パソコン内)になると意識が切り替わってしまい、一気にわけがわからなくなることも。
そこで、パソコンをバリバリ使いこなせなくても手軽にできる、ファイルの整理方法を紹介します!

いらないもの・使わないものは捨てる

まずはこれです。家の整理整頓術の本なんかを見ても、基本はココから始まります。いらないものを捨てる!
「でも、まだ使うかも…」「不安…」と思った方。まずは以下の手順でやってみてはどうでしょうか?

ゴミ箱を空にする

「そういえば最近、ゴミ箱にファイルやフォルダを捨ててないな。ゴミ箱の中を見てもいないな」と思った方。
いい機会です。ゴミ箱を空にしてみましょう!

もう何が入っているかわからないのであれば、きっとそれ、これからも使わないものだと思われます。
そしてここでゴミ箱を空にしておくと、後々もっと良いことが起こります。

どうしてもファイルを削除するのが怖い人は…

ゴミ箱の中にフォルダを作りましょう。フォルダ名は今日の日付「20200413」など。
そして、今ゴミ箱の中にあるファイルを全部そのフォルダに入れます。
何年か経った後なら、きっと捨てる気になりますよ。

「ダウンロードフォルダ」を見る

ゴミ箱を空にしたのであれば、次はゴミ箱の外にあるファイルをチェックしましょう。
とは言え「どこから見ればいいのかわからない」かもしれません。

まずは「ダウンロードフォルダ」を見ることをオススメします。
「ダウンロードフォルダ」は、ブラウザ(Internet Explorer、Google Chrome、Safariなど)ごしにダウンロードしたファイルなどが一時保存される場所です。
どのパソコンにも必ずあるはずの場所なので、ご使用のOSまたはブラウザの設定を確認してみてください(Google Chromeの場合はこちらに詳しく記載されています)。
ここは一時保存先なので、きっともう使わないファイルなどもいるはず。そいつらをまずは削除しましょう。

Windowsだったらここを見れば良いですよ!

大丈夫、また必要になる時が来たら、同じサイトからもう一度ダウンロードすれば良いのです。

「デスクトップ」を見る

一番”いるもの”と”いらないもの”が混在する場所がデスクトップです。
ここの整理はちょっと覚悟が必要です。なぜなら、間違って”いるもの”も消してしまうかも知れないから。

でも、大丈夫。消してしまっても、ゴミ箱の中に残ります!

さらに、最初にゴミ箱を空にしたことによって、探しやすくなっているはずです。最初にゴミ箱を空にしたのは、本当に”いらないもの”を捨てて、”いるかもしれないもの”を救うためだったのです。
そしてゴミ箱に捨てたものが本当に”いらないもの”だったら、きっとそのうち忘れてしまって、次にゴミ箱を空にする時に消してしまうでしょう。


この要領で、他のフォルダも一個一個チェックしていきましょう。
いざとなれば、ゴミ箱から復活させれば良いので大丈夫!

ただし、自分のパソコンの中にあるファイルならゴミ箱に残りますが、「サーバ」の中のファイルはゴミ箱に残りませんので要注意です。
ちょっとでも怖いな…と思ったら、「サーバ」の中身は捨てず、次の方法で整理しましょう。

分類してフォルダに入れる

散乱しているファイルを分類して、フォルダに入れます。
感覚としては、小物を分類して引き出しに片付ける、という感じ。

たとえば…

  • 散乱している請求書のファイルを「請求書」フォルダに入れる
  • 「名刺」や「スキルシート」などのフォルダを「社員」のフォルダに入れる
  • 会社のイベントで使ったファイル郡は「イベント名」のフォルダに入れる

といった感じ。
お皿や包丁はキッチンに、枕やシーツは寝室に…という、現実のお片付けと同じような感じですね。

ここで気をつけることは、ファイルの種類で分けないこと!
たとえば、「画像ファイルはここ」「Wordファイルはここ」「Excelファイルはここ」というようにしてしまうと、わけがわからなくなります。
現実で「布製品はこの部屋」「紙はこの部屋」「木製はこちら」と分けるようなものです。
寝室にもクロゼットにもキッチンにも、布製品はあって良いはずですよね。

フォルダに番号を付けて並べる

現実では、漫画は1巻から15巻まで、綺麗に並んでいてほしいものです。
アルバムも、2019年の次には2020年の写真を見たいはずです。

電子データも同じこと。社員は入社順に並んで欲しい、もしくは役職順に並んで欲しい。
写真のデータも2019年の後には2020年が並んで欲しい。でも、並ばない。

そんな時は、フォルダに番号を付けてしまいましょう。例えば以下のような感じです。

1_内定
2_入社
3_新人研修

または、こんな感じ。

20181020_社員旅行
20181210_忘年会
20190105_新年会

こうすれば、フォルダは名前順にしてしまえば綺麗に並びます。
これを「社員旅行2018」などにしてしまうと、時系列順に綺麗に並びません。
数字を頭に付けるのがコツです(社員旅行の写真だけを探したい場合はこれでも良いのですが、その場合は検索したほうが早いです)。
数字は自分がわかりやすいものであれば何でもOKです。綺麗に並べば良いのです。

パソコン内も整理して、さっさと仕事をしてサクッと帰ろう!

仕事ができる人の机は「整理されている」場合と「整理されていない」場合があるそうです。
iPhoneやMacの生みの親であるスティーブ・ジョブズの机は汚かったのですが、Apple製品の売り場はとっても綺麗です。
どちらがいいのかは人や場所によって違いますが、ただ一つだけ、両者に共通していることがあります。
それは

何がどこにあるのか把握していること

です。
整理をするのは、何がどこにあるのか把握するためです。
そうすれば「探す」時間が減り、早く帰れます。
他の作業に当てる時間も増えます。つまりは良いことがたくさんあるわけです。
パソコンの中が散らかってて「にっちもさっちもいかない!」という人は、まずは上記のやり方を実践してみるといいかもしれませんよ。

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