パソコン・デジタル

新入社員を歓迎しよう!必要なグッズや教材の準備リスト

春になると、新入社員が入ってくる会社も多いと思います。
人によっては、初めて上司になる!ということで、緊張しているかもしれませんね。

ここでは、「新入社員を迎えるにあたって準備しているもの」を紹介します。
4月になってから慌てないためにも、忙しくなる年度末を迎える前に用意しておく事をオススメします。

3月、あなたはとても忙しいかもしれないのですから…

新入社員を迎えるために必要な「名札」「カード」類

会社によって違うと思いますが、新入社員の名前をすぐに覚えるのは、人が多くなればなるほど難しいものです。

そこで弊社では、胸ポケットのあたりに名札を付けてもらっています。
これですぐに名前を覚えてもらえるし、珍しい名前の人は、それが話のきっかけになることもあります。

会社によっては「入館証」や「社員カード」など、首から下げるタイプを使っている所もあるかもしれません。
その場合、カードを首から下げるためのストラップを用意しておく必要があります。
ただのストラップではなく、シュレッダーに巻き込まれた時の対策などがされている商品もあるので、新入社員の安全を考えた商品を選ぶと良いですね。

そして、名刺。配属が決まってからになりますが、名刺の用意も必要になるはずです。
私の会社では、新入社員に名刺入れをプレゼントしています。
プレゼントを渡す時に名刺も一緒に渡し、名刺の受け渡しマナーを教えておくと、教育漏れも防げるのでオススメですよ。

ロッカー、スリッパ、ハンガーなど、服装に関わるもの

着替えがある会社の場合は、ロッカーやハンガーが足りているか確認しておくと良いでしょう。
制服については気がまわっても、そこはついつい忘れてしまうかもしれません。
ハンガーも、古いものを使いまわしてボロボロになっていませんか?


また、靴を脱がなければならない職場の場合はスリッパが必要ですね。
弊社はこのタイプの会社なので、新入社員がくる前には必ずスリッパの数を数えておきます。
オススメのスリッパをこちらで紹介しておりますので、よかったらチェックしてみてください。
男性社員も納得!夏でも涼しい、対応サイズ豊富なおすすめスリッパ

必要書類は大丈夫?社員情報・誓約書など…

人が動く時、大体は書類が必要になります。
引っ越しした時の書類の多さを思い出す人も多いのではないでしょうか。

紙で情報を管理している会社は、新入社員の個人情報を扱うための書類が必要かもしれません。
また、デジタルで情報を管理している会社も、そこにアクセスする権限のことを考えたら、セキュリティ教育やそれに伴う誓約書が必要ではありませんか?

必要な書類は会社によって違いますが、それを事前にリスト化しておくと物事がスムーズに運びます。
また、逆に新入社員から提出してもらわなければならない物もリスト化しておくと良いですね。
年金手帳の情報や、マイナンバーなど、こちらも意外と多く、そして忘れやすいものが多いですよ。

リスト化しておくと来年も慌てずに済みます。
「平成」を「令和」に修正しなければならないこのタイミングで、リスト化までしておくことをオススメします!

パソコンを使うなら絶対必要!「パソコン」「ディスプレイ」「キーボード」「マウス」

パソコンを使う会社は多いと思いますが、その際に絶対に必要なものが

  • パソコン
  • ディスプレイ
  • キーボード
  • マウス

です。もちろん、ネットワークに有線で繋げるならLANケーブルも。

数が足りているか確認しましたか?
意外と、あると思っていて無いことが多いのです。
当日慌てて探したり、買いに行ったり注文したりしなくて良いように、予備があるのか、そしてちゃんと動くのか、確認しておきましょう。

「新人の仕事が遅いと思ったら、パソコンがちゃんと動いてないからだった!」って話、意外とよく聞きます。
仕事が遅いからこそ、早く動くマシンを支給できるとなお良いのですが、そこは予算と相談ですね。
「マシンが遅いので、早く仕事しろと言われても無理です」
とならないためにも…


アカウントOK?メールアドレスOK?意外と多い「環境設定まわり」

パソコンを使う会社であれば、メールアドレスとシステムにログインするためのIDやパスワードの支給が必要なはずです。
そしてこういうモノは、管理権限を持つ人しか発行できなかったりします。
そしてそういう人は、大体忙しい事が多いのです…

そのため、早めに発行手続きをしておきましょう。
新入社員が机に座り、パソコンを起動して、「何もできない」という状態にならないためにも、絶対必要な準備です。

さて、教えよう、となった時にあれば便利な「マニュアル」

環境設定の手順、覚えてますか?
最初に1回しかやらない設定のやり方、覚えてますか?

私は覚えていません(笑)

どうせならマニュアル化しておきましょう。教える時に大いに役立ちます。
また、他の人がマニュアルを持っている場合もあります。初めて新入社員を受け入れることになった上司さんは、ぜひ身近な人に聞いてみましょう。

特に4月は、自分も新しい仕事が始まっていたり、3月までの大忙しの時期に残してしまった作業に追われていたりと、「自分自身が忙しい」可能性だってあります。
その時に
「とりあえずこのマニュアルを見ながら設定してみて」
と言えれば、その時間、自分は別の作業をすることができるのです。

マニュアルの準備をしておくには、それなりの時間が必要なこともあります。
そのためにはやはり、早めの準備をしておくと良いですね。

新入社員を迎える準備は、お早めに

新入社員を迎え入れるには、たくさんの準備が必要です。
そのためには、計画的に準備をしておくと良いですね。
とはいえ、「来るはずだった新人がドタキャンした」なんて恐ろしい事態もあるかもしれない…

そのため、準備の順番としては、
「前もってやっておいた方が良く、いざ新人が来なかった時でも、後々誰かの役に立つマニュアル作成」
をやって4月以降の手間を省きつつ、
「書類のリスト化でトラブル防止」
で防御力を上げましょう。

その後、徐々にパソコン周りの準備や小物の準備をしておくと、4月には準備万端の状態で新入社員を迎えられるはずです。

緊張した新入社員が来て、そこで上司がアタフタしていると、新入社員の方もどんどん不安になってしまいます。そして不安は、仕事の効率を下げる最大の要因になるものです。

部下が安心して仕事ができる環境を整えるのも、上司の仕事。
そのためにも早めの準備をしておくと良いですね。

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