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中小企業の記念式典、何をすればいい?

会社の記念式典の担当をすることになりました。
実は私の会社、5年毎に記念式典をするので、他社に比較すると経験は多め。
というわけで今回、会社の記念式典って何をどうすればいいのか、私の経験から紹介します。
準備は遅くとも1年前からなので、コロナウイルスの終息に向けて準備をしておきましょう!

ちなみに我が社は中小企業。
大企業ではないので、それ専門の部隊があるわけでも、専門業者に任せるほどでもありません。
同じような中小企業の担当者さんで「何をどうすればいいのか…」と考えている人達の参考になればと嬉しいです。

記念式典の種類

会社の記念式典にも色々あります。例えば

  • 協力会社など他社を招いたうえで行う大規模な式典
  • 自社の社員へ向けた感謝の意味を込めた式典

と、まずは大きく分けて2つ。そしてその内容としては、

  • 社長就任や役員就任を祝うもの
  • 社員のご家族を呼び、会社の紹介をするもの
  • 新しい事務所に移転したお祝い

など様々。

今回は私が経験した

  • 自社の社員へ向けた感謝の意味を込めた式典
  • 社長就任や役員就任を祝うもの
  • 社員のご家族を呼び、会社の紹介をするもの

の3点についてご紹介いたします。
(大規模な式典を企画している場合は、あまり参考にならないかもしれません(^^;))

主催者の本気度、運営者との意識合わせは必須

式典にまず必要なもの、それは主催者の本気度です。
「絶対にやるぞ!」という気合が無ければ、まず成功しません。
主催者のやる気は、言わば「芯」のようなもの。
ここがぐらついては話になりませんので、もしあなたが式典を主催する側なら

  • 何故やるのか
  • 何をやりたいのか
  • いつやりたいのか

などはしっかり持っておくことが重要です。

そして、式典を運営する側は、その主催者の意識をしっかり受け取る必要があります。
そこでズレが生じてしまうと、後々大きな問題として返ってくることは明らかだからです。
例えば、式典をやりたい時期が曖昧だと、会場を押さえた後に「やっぱりこの時期は…」となり、最悪お金が飛んでいきます。
そうならないためにも、意識合わせはしっかりとしましょう。
結婚式では、新郎新婦の希望を無視したプランは立てられません。それと同じだと考えるとわかりやすいです。

式典で何をやりたい?鏡割り、プレゼン、カラオケなど

お客様を招かず、社員とそのご家族で式典を行う場合は、比較的自由にやりたいことを決められます。
それでも何か指針があると便利ですよね。
ここでは私の経験から、どのようなプログラムがあるのかを紹介します。

記念の「儀式」

誕生日会に蝋燭の火をフーっと吹く「儀式」のようなものがあれば、場が引き締まります。
例えば、鏡割り。
会社の誕生祝いのようなものなので、鏡割り以外でも、何かそれを象徴するようなプログラムがあると良いです。

同時に、社長就任や役員就任などの場合も、その「儀式」がプログラムの一つになります。

  • 前社長から新社長に、会社を象徴するものを受け渡す
  • 握手をして写真を撮る

などがあれば、儀式として成立します。
「儀式」があるだけで場が締まり、「式典の目的」が明確になります。

会社・社員・仕事内容の「紹介」

もし普段、会社に関わることが少ないご家族や、全く部署が違いバラバラに動いているような社員がいたら、「紹介」は一つのコンテンツとして成立します。
会社の歴史や行事、仕事内容、どんな社員がどのようなことをしているのか。
Webサイトに書かれているようなものでも、意外と知らないことが多かったりします。

紹介方法としては、会社の歴史などは動画やスライドショーが向いています。
プレゼンでも良いですが、あまり昔のことになると他人事のように感じられるので、スライドショーのようなものの方が受け入れられやすいでしょう。
ただし、これは準備にとても時間を要します。

一方で、仕事内容に関しては社員自身にプレゼンしてもらうのがオススメです。
社員も式典に「参加する」という実感が湧きますし、専門分野についてはその人でなければ、言葉に説得力が出ないこともあります。
ただし、普段の仕事をしながら用意しなければならないので、発表を任せる社員には早めに伝えておきましょう。

余興

結婚式でも余興は一大イベントです。
「儀式」「紹介」と堅苦しい話題が続くと、参加者も飽きてきます。
そこで、楽しい余興を入れておけば親しみも湧きます。
手軽なのはカラオケですが、楽器の演奏や寸劇、ダンスなども盛り上がります。
ただし、余興によっては会場に迷惑をかけることもあります。事前にしっかり会場側と相談しておきましょう。

会場決めで重要なのは「格式」「人数」「費用」

結婚式と同じですが、会場決めはとても重要です。
そこで気にするのは、「格式」「人数」「費用」。
以下で説明しましょう。

格式

「格式」は会社の格を象徴するようなもの。
特にご家族…ご両親を呼ぶ場合には、見られるポイントでもあります。
「自分の子は、あのホテルで式典をするほどの企業に務めている」…それは両親にとっては安心に繋がります。
しかし、格式が高いほど費用も高くなります。そればかりは会社の経営状態と相談するしかありません。

人数

何人のお客様を呼ぶ予定なのか、これは会場を決める前におおよその規模感を持っておく必要があります。
「このホテルでやりたい」と決めても、人数が多すぎて希望の会場が使えず、一回り大きな会場で、費用も多くかかってしまった…なんてことになったら大変です。
社内向けのものであれば、「社員数+ご家族の人数」で計算すればよいでしょう。
その場合、子供が何人くらい来るのかも把握し、伝えておきましょう。

費用

式典にいくらかけるのかは、事前にしっかり考えておく必要があります。
費用が足りず、人数を減らす・格式を落とす、などということになってしまうかもしれませんが、費用をオーバーして無理をしても、社員は喜びません。
会場を決める際は、費用を相手に伝えないことも手の一つです。費用を伝えると、そのギリギリを狙ったプランを勧めてくるからです(引越し先を選ぶ時もそうですね)。

 

主催者や上長と意識合わせをし、無理せず、会社にとってピッタリの会場を選びましょう。
私の会社では式典の一年前に会場の見積をしましたが、それほど余裕を持っておくと慌てずに済みますよ。
また、格式を気にしない場合は、お料理で選ぶというのも手です。
美味しい料理を嫌いな人はいません!

他に、何か特別な演出を考えている場合は、それも伝えておきましょう。
たとえば楽器の演奏やカラオケ、スクリーンを使用してプレゼンをするなどは、事前に伝えておいたほうが安全です。
会場を決める前に大まかなプログラムを考えておいたほうが、話がスムーズに運びます(詳細なものを考えていると、予約が間に合わなくなるので、あくまで”おおまか”に考えることをオススメします)。

会社の「らしさ」を出して、素敵な記念式典を!

会社にはそれぞれ個性があります。

記念式典では「まじめな」「立派な」ものも悪くはありませんが、やはり参加した人達が楽しめるような「会社の個性」を出していく方が、満足感も高まります。

迷ったときにはその会社の「経営理念」に立ち返るというのも手です。
どのような会社で、どのような足跡を辿り、どのような未来を目指していくのか、そういう事を今一度確認できるような、素敵な式典を目指してみてはいかがでしょうか?


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